2. Procédures

De FphAdmin.

Sommaire 1 Les PREMIÈRES ÉTAPES de la BASE 2 Créer l'année 3 Créer les mois et mettre les informations 4 Créer le compte salarié 5 Créer les fiches ABSENCES 6 Créer les feuilles BLEUES - ABSENCES 7 Créer les feuilles ROSES – TICKET RESTAURANT ET BON DE TRANSPORT 8 Créer les éléments de paie

Les PREMIÈRES ÉTAPES de la BASE

• 1) Créer l'année
• 2) Créer les mois et mettre les informations (nbre de jours travaillés)
• 3) Le compte des différents salariés (créer et supprimer) et leur fiche personnel

Créer l'année

• 1) Cliquer sur "Liste de recensement" (en haut à gauche)
• 2) Cliquer sur "Années"
• 3) Cliquer sur "Nouveau mot clé" (sur la gauche au dessus de la fenêtre)
• 4) Noter l'année dans "nouvel idalpha" puis cliquer "Valider"
• 5) Noter l'année dans "libellé" puis cliquer sur "Modifier le libellé"

Créer les mois et mettre les informations

Les mois se trouvent aussi dans la partie "Liste de recensement" (en haut à gauche) mais comme ils sont identiques pour chaque année, il ne faut rien ajouter car les 12 mois sont crées.

Pour information : comment créer un mois :

• 1) Cliquer sur "Liste de recensement" (en haut à gauche)
• 2) Cliquer sur "Mois"
• 3) Cliquer sur "Nouveau mot clé" (sur la gauche au dessus de la fenêtre)
• 4) Noter le mois dans "nouvel idalpha" puis cliquer "Valider"
• 5) Noter le mois dans "libellé" puis cliquer sur "Modifier le libellé"

Par contre, ce qui varie chaque année est le NOMBRE DE JOUR TRAVAILLE par mois. Cette information est à indiquer pour chaque mois de l'année car c'est la base pour le calcul des tickets restaurant. Mettre le nombre de jour travaillé par mois

• 1) Aller dans le menu déroulant en haut au centre de la page
• 2) Choisir "Infos par mois"
• 3) Cliquer ensuite sur "Nouvelle fiche"
• 4) Indiquer "L'année" + "le mois" et mettre le nombre de jour travaillé pour le mois concerné
• 5) Valider

Faire cette opération pour les 12 mois de l'année, ce qui signifie que nous avons 12 fiches pour chaque année. ATTENTION, cette action n'est possible que si vous avez créer l'année.

Modifier les informations d'une fiche mois

• 1) Cliquer sur "sélection" avec l'icône des jumelles (en haut à gauche)
• 2) Dans l'encart « Corpus », cliquer sur "Sélection" puis cocher uniquement « Info par mois » dans la partie "Fiches rarement modifiées"
• 3) Rédacteur choisir "Tous"
• 4) Aller dans les encarts "mots-clés (critères). Mettre le mois en chiffre dans la première zone (ex : 05 pour le mois de mai) et cocher dans "Sélection" l'intitulé "mois"

Puis entrer l'année en chiffre dans le champ suivant. Si le champ n'est pas présent, cliquer sur "Ajouter un nouveau critère" et mettre l'année en chiffre puis cocher dans "Sélection" l'intitulé "Année"

• 5) Cliquer sur le bouton "Sélectionner" en haut pour lancer la recherche
• 6) Aller sur la fiche mois demandée, modifier puis valider

Créer le compte salarié

Phase 1 : Créer son Identifiant (initiales) dans la base

• 1) Cliquer sur "Liste de recensement" (en haut à gauche)
• 2) Descendre et aller dans SPHERE et cliquer sur "Personnel FPH"
• 3) Cliquer sur "Nouvelle Personne" (sous l'intitulé "Personnel FPH, à gauche)
• 4) Indiquer l'identifiant du nouveau salarié (initiales) et créer le nouvel identifiant
• 5) Remplir les données personnelles du salarié

Le compte est crée.

Phase 2 : Créer la fiche Personnel du nouveau salarié

• 1) Créer une nouvelle fiche (en haut à droite) ; sélectionner dans le menu déroulant "Personnel" et cliquer sur "Nouvelle fiche"
• 2) Remplir les champs (code personnel fait référence aux initiales créées dans la phase 1)
• 3) Valider

INFOS

Malus : information a mettre lors d'une embauche en cours d'année. Il faut y mettre le nombre de congés à soustraite du cumul pour les 25 jours. Calcul tickets restaurant : mettre OUI quand la personne est en temps plein et NON si autre. Cela évite les erreurs en cas de temps partiel.

Phase 3 : Supprimer un compte salarié

• 1) Cliquer sur "Liste de recensement" (en haut à gauche)
• 2) Descendre et aller dans SPHERE - cliquer sur "Personnel FPH"
• 3) Sélectionner le compte salarié à supprimer
• 4) Cliquer ensuite sur "Statut du rédacteur" (en haut à droite)
• 5) Mettre "Rédacteur inactif"
• 6) Valider la modification

Créer les fiches ABSENCES

Se sont des fiches a créer par personne et par mois.

• 1) Sélectionner « Absences » dans le menu déroulant (au centre en haut de la page), puis cliquer sur "Nouvelle fiche" juste à droite
• 2) Inscrire les initiales du salarié dans "Personne". Utiliser ++ pour rechercher
• 3) Mettre le mois et l'année à l'aide du menu déroulant
• 4) Valider la fiche

Répéter cette action pour chaque salarié du mois concerné.

Modifier les informations d'une fiche absences

• 1) Cliquer sur "sélection" avec l'icône des jumelles (en haut à gauche)
• 2) Dans l'encart « Corpus », cliquer "Sélection" puis cocher "Absences"
• 3) Rédacteur choisir "Tous"
• 4) Aller dans les encarts "mots-clés (critères). Mettre le mois en chiffre dans la première zone (ex : 05 pour le mois de mai) et cocher dans "Sélection" l'intitulé "mois"

Puis entrer l'année en chiffre dans le champ suivant. Si le champ n'est pas présent, cliquer sur "Ajouter un nouveau critère" et mettre l'année en chiffre puis cocher dans "Sélection" l'intitulé "Année"

• 5) Cliquer sur le bouton "Sélectionner" en haut pour lancer la recherche
• 6) Une fois la sélection faite, aller sur la fiche à modifier (initiales et nom de la personne) et cliquer sur modifier.
• 7) Mettre les nouvelles information et Valider

Créer les feuilles BLEUES - ABSENCES

Ces feuilles ne peuvent être éditées qu'une fois les fiches Absences (du mois concerné) créées dans la base.

• 1) Mettre les bases à jour

Premièrement en cliquant sur : http://192.168.102.159/conges/mise_a_jour.php Attendre l'apparition de : +---------- base mise à jour Deuxièmement aller dans "Gestion fph" (icône sur le bureau de l'ordinateur de BC). Apparaît une fenêtre noire et une fenêtre "Récapitulation des congés" avec l'année déjà indiquée. Mettre le mois en chiffre pour lequel nous souhaitons établir les feuilles bleues. Cliquer sur "Lancer la récapitulation". Attendre qu'apparaisse dans la fenêtre noire : "Traitement terminu" Fermer les fenêtres

• 2) Chercher la feuille de Style des Feuilles bleues de congés :

U:\BC_TEXTE\F_FONCTIONS COMMUNES\F3_ Organisation interne\F3d_ Droits du travail\F3d4_ Eléments de paie\Feuilles_basefph

• 3) Ouvrir le fichier "Feuille_bleue"
• 4) Cliquer sur F4 un fois le document ouvert pour accéder à la base du personnel
• 5) Cliquer sur "Mailing" - 3ème icône en partant de la gauche avec une enveloppe
• 6) L'assistant mailing ouvre une fenêtre.
• 7) Cliquer sur "Suivant" 6 fois de suite, le document est édité.
• 8) Cliquer sur "Enregistrer le document de base" puis sur "Terminer"

Le document final est édité. L'enregistrer en pdf sous : U:\BC_TEXTE\F_FONCTIONS COMMUNES\F3_ Organisation interne\F3d_ Droits du travail\F3d4_ Eléments de paie\Gestion_Absences\Fbleue_08_09 Indiquer dans le titre du document le mois et l'année.

• 9) Fermer le document Open Office dans l'enregistrer
• 10) Imprimer les feuilles d'absences sur papier bleu

Créer les feuilles ROSES – TICKET RESTAURANT ET BON DE TRANSPORT

Afin d'éditer les feuilles tickets restaurant et bon de transport, il faut proceder à la mise à jour de la base du personnelle intranet. Pour cela, 2 étapes sur le poste de Bénédicte :

• 1) Mettre les bases à jour

Premièrement en cliquant sur : http://192.168.102.159/conges/mise_a_jour.php Attendre l'apparition de : +---------- base mise à jour;

Deuxièmement aller dans "Gestion fph" (icône sur le bureau de l'ordinateur de BC). Apparaît une fenêtre noire et une fenêtre "Récapitulation des congés" avec l'année déjà indiquée. Mettre le mois en chiffre pour lequel nous souhaitons établir les feuilles roses.

Ex : pour les tickets restaurants du mois de juillet, la base doit s'appuyer sur les informations de juin. Il faut donc taper le mois de juin (06) dans la fenêtre Cliquer sur "Lancer la récapitulation".

Attendre qu'apparaisse dans la fenêtre noire : "Traitement terminu" Fermer les fenêtres.

Attention, respecter l'ordre de mise à jour, lien internet, puis icône gestion fph. Sans cela, la mise à jour ne sera pas correcte.

Afin que la mise à jour soit menée à bien, l'ordinateur de Vincent Calame doit être impérativement allumé sur sa session au moment de la mise à jour. Si un problème de connexion persiste, verifier que l'ordinateur soit bien allumé et connecté sur le compte de VIC

• 2)Chercher la feuille de Style des Feuilles roses de tickets restaurants

U:\BC_TEXTE\F_FONCTIONS COMMUNES\F3_ Organisation interne\F3d_ Droits du travail\F3d4_ Eléments de paie\Feuilles_basefph\feuille rose

• 3)Une fois le document « feuille rose » ouvert, saisir « F4 » sur le clavier afin d'afficher la base

La base de gestion du personnelle s'affiche en haut du document.

• 4)cliquer sur l'icone « mailing » 3ème icône en partant de la gauche avec une enveloppe
• 5)Une fenêtre apparaît indiquant des informations d'édition.
• 6)Cliquer sur « suivant » 5 fois de suite, jusqu'à la proposition d'enregistrement
• 7)cliquer sur « enregistrer le document base », puis « conserver le format » puis « terminer »

Le document final est édité. Les feuilles apparaissent avec les champs de fusions mis à jour. verifier que ces informations soient correctes

mettre le document en version « pdf »

• 1)Cliquer sur l'icône « pdf », une fenêtre s'ouvre pour le lieu d'enregistrement.

• 2)Dans cette fenêtre, se diriger dans :

U:\BC_TEXTE\F_FONCTIONS COMMUNES\F3_ Organisation interne\F3d_ Droits du travail\F3d4_ Eléments de paie\ticket restaurant\ 2009 (année en cour)

• 3)Nommer le « pdf » avec le numéro du mois et de l'année dans le champ « nom du document » de la fenêtre d'enregistrement
• 4)Valider

le document est donc enregistré dans le dossier « 2009 »

• 1)Imprimer les documents sur feuille rose
• 2)Une fois les documents imprimés, il faut faire les modification sur les feuilles des salariés à mi temps, (nombre de repas à débiter que la base ne prend pas en compte)
• 3)Calculer à l'aide du calendrier le nombre jours non travaillé à débiter du nombre de jours ouvrés, et déduire des tickets à distribués
• 4)Inscrire le détail sur la feuille rose

Créer les éléments de paie

Les éléments de paie doivent être éditées lorsque chaque élément (ticket restaurants, feuille d'absence) est finalisé et inséré dans la base.

Afin de créer les éléments de paie, il faut procéder à la mise à jour de la base du personnelle intranet. Pour cela, 2 étapes sur le poste de Bénédicte :

• 1) Mettre les bases à jour

Premièrement en cliquant sur : http://192.168.102.159/conges/mise_a_jour.php Attendre l'apparition de : +---------- base mise à jour;

Deuxièmement aller dans "Gestion fph" (icône sur le bureau de l'ordinateur de BC). Apparaît une fenêtre noire et une fenêtre "Récapitulation des congés" avec l'année déjà indiquée. Mettre le mois en chiffre pour lequel nous souhaitons les salaires

Ex : pour les salaires du mois de juillet, Il faut donc taper 07 dans la fenêtre Cliquer sur "Lancer la récapitulation". Attendre qu'apparaisse dans la fenêtre noire : "Traitement terminu" Fermer les fenêtres.

Attention, respecter l'ordre de mise à jour, lien internet, puis icône gestion fph. Sans cela, la mise à jour ne sera pas correcte.

Afin que la mise à jour soit menée à bien, l'ordinateur de Vincent Calame doit être impérativement allumé au moment de la mise à jour. Si un problème de connexion persiste, vérifier que l'ordinateur soit bien allumé et connecté sur le compte de VIC.

• il faut maintenant chercher le tableur des éléments de paie :

U:\BC_TEXTE\F_FONCTIONS COMMUNES\F3_ Organisation interne\F3d_ Droits du travail\F3d4_ Eléments de paie\PAIE\2009-2010

Dans le dossier 2009-2010, se trouve 2 document : « CDI » et « CDD »

• Ouvrir le document « CDI », et se placer sur la feuille du mois concerné.
• Copier-coller l'en tête du tableau d'un mois précédent.
• Cliquer sur F4, la base s'affiche.
• Cliquer sur <base_> puis sur <requête>
• 2 éléments apparaissent, <CDD> et <CDI>,
• cliquer sur le l'élément voulu (CDI pour la feuille CDI) puis faire glisser le curseur dans le tableau

Les éléments apparaissent dans le tableau.

• Mettre en forme

Il faut à présent trier les éléments par ordre alphabétique selon le nom de famille du personnel. Copier coller également les éléments de mutuel des feuilles précédentes S'assurer que le tableau soit visible sur une seule page

• Ajuster les informations

Certaines informations comme le calcul des tickets restaurants pour les salariés à mi-temps n'est pas pris en compte. Il faut procéder au même décompte que pour les feuilles roses. Décompter du <nombre de ticket restaurant distribués> les jours non travaillés.

La partie <Observations> est destinée aux informations qui sont préférable de mentionner sur la feuille de paye. Mentionner l'observation, la comptabilité se chargera de développer si besoin.

Répéter l'opération pour les <CDD>

Imprimer le document en 3 exemplaire et faire 3 dossier comprenant :

• Tableau des tickets restaurants
• Tableau des bons de transport
• Tableau des éléments de paie CDI
• Tableau des éléments de paie CDD
• Pages de présentation des documents (ne pas oublier de mentionner le nombre de page du dossier)

1 dossier est destiné à la comptabilité, un second pour l'archivage dans le classeur <éléments de salaires> et le dernier est utilisé afin de vérifier que les informations soient correctes entre ce dossier et les fiches de paies crée.